Come si deve compilare una fattura? Quali sono i dati obbligatori per la fattura? Approfondiamo l'argomento.
Cos’è la fattura?
La fattura è quel documento ufficiale che serve per certificare che è stato erogato un bene oppure un servizio, ad un prezzo stabilito, da parte di un determinato venditore nei confronti di un acquirente.
Chi è obbligato ad emettere fattura? La fatturazione elettronica è obbligatoria per imprese e partite IVA, a parte alcune eccezioni. Nel documento deve essere riportata l'IVA, e quindi l'imposta sul valore aggiunto che deve essere pagata allo Stato e che rende le fatture dei documenti fondamentali ai fini fiscali.
Non esiste uno schema unico per tutti che permetta di compilare una fattura ma ciò che è d’obbligo è l’inserimento di tutti i dati previsti dalla legge. Per registrare e per emettere questi documenti invece si deve utilizzare un programma di fatturazione elettronica gratuito oppure a pagamento, nel caso in cui sono necessarie funzionalità avanzate.
Quali sono questi dati? Vediamoli nel prossimo paragrafo.
I dati fondamentali per emettere fattura
Dopo aver svolto una determinata prestazione oppure dopo aver fornito un servizio ad un cliente, è fondamentale emettere una fattura. In questa fattura devono essere contenuti i dati del fornitore e del cliente ed i dettagli inerenti alla prestazione svolta.
I dati fondamentali quindi sono:
la data di emissione e quindi il giorno, il mese e l'anno in cui viene emessa la fattura;
il numero progressivo di emissione per quell'anno solare (se la prima fattura è la n°1 del 10/01/2021, la seconda fattura che sarà ad esempio emessa il 15 Gennaio, dovrà essere la n°2 del 15/01/2021). Le fatture, infatti devono essere numerate in ordine cronologico.
i dati del fornitore e quindi il nome della ditta e la sua ragione sociale, l'indirizzo, la P.IVA e il codice fiscale (per le aziende solitamente il codice fiscale è identico alla Partita IVA).
i dati del cliente e quindi il suo codice fiscale e il suo indirizzo. Se si tratta di un'azienda bisogna indicare la ragione sociale, la partita iva e l'indirizzo.
l'IVA che viene applicata.
descrizione dettagliata della vendita di beni e servizi che è avvenuta.
eventuali sconti che sono stati applicati
il totale della fattura.
Le fatture quindi sono composte da due parti: una descrittiva e una tabellare. Quella descrittiva riguarda gli aspetti che sono inerenti al fornitore, al cliente ma anche tutte le informazioni che riguardano il servizio o il bene venduto. Nella parte tabellare, invece, è indicata la quantità di merce acquistata e il rispettivo prezzo, è calcolata l'Iva ed è indicato il costo totale.
Errori in fattura? Come agire.
Tra gli errori più comuni in fattura vi è quello inerente agli errori nell'intestazione. Per correggerli con un software di fatturazione elettronica bisogna semplicemente modificarli ed inviare la fattura corretta al cliente, segnalando il problema. Se la fattura risulta già registrata, anche in tal caso bisogna fare una variazione e quindi stornare la fattura errata ed emettere quella corretta.
Un altro errore spesso frequente è quello dell'importo sbagliato. Per correggerlo bisogna emettere una nota di variazione. Ad esempio, se in fattura è indicato un importo inferiore bisogna emettere una nota di variazione in aumento dove deve essere indicato anche l'importo Iva non calcolato.