Tra impegni di lavoro e familiari, hai sempre mille cose da fare e il tempo ti sfugge tra le mani, tanto che, a fine giornata, ti rendi conto di non essere riuscito a portar a termine tutto ciò che avresti voluto. Sebbene possa capitare di avere davvero così tanti impegni da non riuscire a fare tutto quello che si è programmato, molto spesso il problema è dato non tanto da difficoltà oggettive, quanto piuttosto da una soggettiva incapacità di gestire il proprio tempo oppure, nel peggiore dei casi, da una tendenza alla procrastinazione. La buona notizia è che entrambi i problemi, con un po’ di impegno e buona volontà, possono essere risolti.
In questo articolo focalizzeremo l’attenzione sulla gestione del tempo e andremo a scoprire come migliorarla per portare a termine tutti gli impegni entro i tempi prestabiliti. Laddove invece i tuoi problemi derivassero dalla tendenza a rimandare di continuo le attività più impegnative, importanti o urgenti, segui i consigli di Efficacemente su come smettere di procrastinare.
Gestione del tempo: di cosa si tratta
Quando si parla di gestione del tempo o time management si fa riferimento a una soft skill molto utile tanto in ambito professionale quanto in contesti privati.
Nei contesti lavorativi, imparare a gestire al meglio il tempo disponibile aiuta a migliorare le performance e a essere più produttivi, riducendo al contempo stati di ansia e stress. In ambito privato, aiuta invece a suddividere al meglio il tempo tra famiglia, vita sociale e attività dedicate al proprio benessere psico-fisico.
Come migliorare la gestione del tempo in poche mosse
Il primo passo da compiere per gestire meglio il tempo in ambito privato e lavorativo consiste nel definire in modo chiaro gli obiettivi da raggiungere, tanto nel breve periodo – ad esempio a livello giornaliero – quanto a medio e lungo termine.
Una volta definiti gli obiettivi, si può procedere con la pianificazione delle attività, concentrandosi principalmente su quelle più importanti e urgenti. In questa fase è possibile definire un piano d’azione giornaliero o settimanale, stabilendo in anticipo, se lo si ritiene opportuno, i giorni e gli orari durante i quali dedicarsi a ogni attività. A livello giornaliero, è utile portare per prima cosa a termine le attività urgenti e non rimandabili, quindi focalizzarsi su quelle rimanenti, decidendo se:
- completare prima gli impegni più lunghi, noiosi e ripetitivi, lasciando per ultimi quelli più veloci e divertenti;
- dedicarsi innanzitutto alle attività che richiedono poco tempo e solo dopo a quelle più lunghe.
Per evitare ritardi rispetto alla tabella di marcia e non perdere la concentrazione, è utile limitare al massimo le distrazioni. Laddove possibile, meglio dunque spegnere lo smartphone o staccare il telefono, e evitare di collegarsi ai social network e di navigare sul web.
Se si necessita di un aiuto in più, è possibile ricorrere ad alcune strategie collaudate per la gestione del tempo, come la matrice di Eisenhower, utile per semplificare la suddivisione delle attività sulla base dell’importanza e dell’urgenza, e alla tecnica del pomodoro, consistente nell’alternare 25 minuti di lavoro a 5 minuti di riposo.
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