La diffusione delle nuove tecnologie ha reso molto importante il lavoro di raccolta e inserimento dei dati all’interno dei propri database. Per un'azienda è fondamentale avere a disposizione tutte le principali informazioni sui propri clienti, così da poter effettuare delle analisi sul proprio pubblico e progettare delle campagne di marketing che siano ben targettizzate.
Inserire correttamente i dati all’interno del sistema è un fattore da non sottovalutare. Bisogna fare grande attenzione agli errori, e con il supporto di Accueil è possibile ridurre gli sbagli al minimo, fino a farli scomparire del tutto.
In questo articolo troverete tanti utili consigli e suggerimenti su come evitare ogni genere di errore in questo ambito.
Attenzione alla formazione
Il nostro primo consiglio è quello di dedicare la giusta importanza alla formazione dei propri dipendenti e collaboratori. Prima di affidare loro un lavoro così importante devono attraversare un periodo di formazione, grazie al quale potranno imparare come utilizzare i software nel migliore dei modi.
Sapersi interfacciare correttamente è necessario per evitare la maggior parte degli errori. Inoltre rendere ben chiara l’importanza di quei dati può spingere i dipendenti a lavorare con maggiore attenzione e precisione.
Si possono organizzare periodicamente delle giornate o delle lezioni dedicate alla formazione, soprattutto in occasione di aggiornamenti dei software e dei sistemi operativi.
Standardizzazione e automatizzazione
Un buon metodo per diminuire il rischio di errori è quello di favorire la standardizzazione del lavoro. I dipendenti possono essere formati affinché seguano specifiche procedure durante l’inserimento dei dati. La ripetizione aiuta a effettuare le stesse operazioni senza dimenticare nulla.
Una vera e propria alternativa alla standardizzazione dei processi è l’automatizzazione. Oggi molti software, se accuratamente programmati, sono in grado di ripetere diverse azioni in maniera completamente automatica. In questo modo si eliminano del tutto gli errori di natura umana. L’automatizzazione permette inoltre di migliorare l’efficienza del lavoro dell’azienda. I dipendenti sono liberi di occuparsi di compiti che richiedono la loro professionalità, mentre i software portano avanti tutto ciò che richiede una semplice ripetizione.
La verifica degli errori
Fino a questo momento abbiamo parlato di ciò che può aiutare a non commettere errori. In questo paragrafo ci dedicheremo invece ai metodi che consentono di verificare che non ci siano errori o, nel caso, di correggerli.
Per prima cosa all’interno dei software utilizzati nella propria azienda dovrebbero essere inseriti delle funzioni per la validazione. Tramite queste funzioni il sistema riesce a riconoscere aspetti come il corretto formato dei contatti email o la reale esistenza degli indirizzi.
In più vi suggeriamo di optare per una doppia verifica dei dati. Dopo l’inserimento da parte del primo operatore i dati potrebbero essere passati ad un secondo operatore, il quale ha il ruolo di controllare che non ci sia nulla di sbagliato.
Infine per eliminare ogni genere di rischio è fondamentale realizzare un database di backup. Questo database deve essere aggiornato regolarmente, restando al tempo stesso isolato dal sistema principale. L’obiettivo è quello di avere a disposizione un completo elenco dei dati in proprio possesso a cui poter attingere in caso di problemi di vario genere.
SU