Digitalizzazione documenti: le pratiche e le norme da conoscere

La digitalizzazione dei documenti è una pratica tanto importante quanto delicata. Per questo motivo, necessita di una serie di passaggi che sono volti a garantire la legalità delle operazioni, e quindi del risultato finale. Si parla di un processo di dematerializzazione dei documenti, processo che deve essere sempre seguito dalla conservazione sostitutiva, attraverso la quale la copia digitale acquista un valore legale al pari dell’originale cartaceo. Vediamo nel dettaglio.

Quali sono le pratiche per una corretta digitalizzazione dei documenti

Dev’essere chiaro un aspetto essenziale, quindi: la digitalizzazione dei documenti non può essere un’operazione improvvisata, ma dev’essere eseguita da esperti del settore come quelli di SGA Servizi Gestione Archivi. Ci sono dei criteri di cui tener conto e delle pratiche da seguire. Per esempio, non tutti i documenti possono essere digitalizzati, sebbene ormai la tecnologia sia particolarmente utile in tal senso.

Nella fattispecie, in genere possono essere digitalizzati documenti quali libro degli inventari; registro di corrispettivi; registro di acquisti e spese; dichiarazioni fiscali; libro giornale; scontrini; fatture e documenti relativi al personale. È vero che lo Stato Italiano ha imposto un giro di chiave volto proprio ad accelerare i processi di digitalizzazione.

Tra gli interventi più significativi troviamo l’obbligo per le Pubbliche amministrazioni di adeguarsi, entro il 7 giugno dello scorso anno, di adattarsi al passaggio in digitale: era previsto un iniziale affiancamento di documenti cartacei a quelli digitali, ma ora sono entrati ufficialmente in vigore i nuovi regolamenti sulla gestione e conservazione dei documenti, completamente incentrata sul digitale.

Quali sono le norme in tal senso

La digitalizzazione documenti, quindi, deve essere per forza di cose un’operazione strettamente correlata alla conservazione dei file. Questa è regolata, in genere, dal CAD: si tratta del Codice d’Amministrazione Digitale. Questo è a sua volta regolato da un decreto legislativo del 7 marzo 2005. Tutti gli obblighi principali legati all’esibizione e alla conservazione dei documenti risulteranno soddisfatti solo qualora vengano poste in essere delle procedure proprio volte a garantire la conformità dei documenti alle linee guida esplicate.

Se da un lato si tratta di un’operazione ormai diventata inevitabile, allo stesso tempo va chiarito come si tratti di un’operazione delicata e complessa, la quale va affidata solo a chi ha delle competenze specifiche. Ma come mai sono state portate avanti delle norme per velocizzare il passaggio dal cartaceo al digitale?

Si tratta, in realtà, di un trend globale, non solo italiano, il quale ha l’obiettivo di far scomparire, col passare del tempo, tutto il cartaceo (in particolare i documenti). La stessa conservazione sostitutiva è orientata in questo senso. Il tutto, specie considerando che ci troviamo in una fase di transizione e non ancora conclusa, dev’essere sempre eseguito in maniera ottimale e particolarmente certosina.

Oltre a ciò, consideriamo che la conservazione e la digitalizzazione dei documenti deve seguire delle norme molto specifiche, affinché possano poi essere ritenuti legalmente valide. La stessa garanzia di autenticità e reperibilità dei documenti potranno essere considerate valide soltanto se le operazioni di digitalizzazione saranno poste in atto seguendo regole precise.

La materia è disciplinata da diverse norme, le quali sono generalmente volte a garantire l’efficacia del processo. Tra i decreti legislativi più importanti troviamo il numero 445 del 2004, nonché il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 22 febbraio 2013.

Cosa non fare assolutamente

Uno degli errori più comuni parlando di digitalizzazione dei documenti è quello di pensare che per definire questo processo basti semplicemente passare il cartaceo in digitale. In realtà, ci sono una serie di accortezze di cui tener conto. La differenza cruciale la fanno sia il modo con cui vengono gestite le informazioni, sia la possibilità di dare maggior valore all’azienda; anche se il discorso vale anche per i procedimenti amministrativi.

I documenti letti dalle persone, mentre le informazioni in digitale possono essere processate dai sistemi. Questo significa che se scannerizzo un documento e lo archivio in un file System, non sto digitalizzando, in effetti. Le informazioni, in questa maniera, rimangono nel documento e non sono utilizzabili digitalmente.

Tutte le informazioni devono essere processabili e possono essere collegate tra loro. Si può parlare di digitalizzazione solo se le informazioni possono poi essere utilizzate e rielaborate. Proprio per questo motivo, sarà necessario affidarsi a degli esperti del settore che riescano ad effettuare il processo al meglio, garantendo anche la legalità del tutto.