Digitalizzazione documenti, una sicurezza in più e minore impatto sull'ambiente

Digitalizzazione e dematerializzazione dei documenti rappresentano le fondamenta su cui costruire un’azienda più efficace sotto tutti i punti di vista, incluso quello green. 

Digitalizzazione dei documenti: di cosa si tratta

La dematerializzazione consiste nel trasformare i documenti cartacei in digitali, sostituendo gli archivi fisici o comunque riducendoli al minimo. La digitalizzazione abbraccia la dematerializzazione dei documenti ma va oltre, in quanto ingloba tutti quei processi di potenziamento delle tecnologie digitali e dei dati digitali che non richiedono neppure di passare dalla carta.

Digitalizzare i documenti, e quindi, ridurre o eliminare del tutto la carta è una svolta ecologica per le aziende, che diventano paperless ed è un passo fondamentale verso un cambiamento organizzativo e culturale del lavoro.

La digitalizzazione ha avuto una forte spinta dalla pandemia. Con il lockdown totale è venuto a mancare il lavoro in ufficio e con ciò la stampa e l’uso continuo di documenti cartacei. Impossibile, infatti, lavorare con la carta quando i colleghi che prima stavano nella scrivania accanto ora lavorano da casa, motivo per cui le informazioni sono diventate digitali e ciò ha messo in luce l’uso obsoleto del cartaceo.

Dematerializzazione e digitalizzazione: cosa dicono i dati

L’indagine condotta da Ericsson Consumer & IndustryLab, che ha coinvolto 5000 imprese provenienti da 11 mercati diversi, sostiene che la digitalizzazione sarà la chiave per una maggiore redditività e sostenibilità delle aziende nel futuro. 

Dal report di Ericsson emerge un atteggiamento propositivo delle aziende verso la dematerializzazione dei documenti e la digitalizzazione dei processi:

• 7 aziende su 10 hanno già intrapreso il percorso di digitalizzazione;
• 6 su 10 sono interessate, inoltre, a dispositivi di realtà aumentata, cloud e mobile;
• si prevede che entro il 2030, quasi il 60% del lavoro sarà svolto fuori dagli uffici.

Nonostante i dati incoraggianti, l’Italia risulta ancora indietro su questo fronte: nell’Indice di digitalizzazione dell’economia e della società (DESI 2020) della Commissione europea siamo in 25° posizione, ovvero fra gli ultimi, rispetto agli altri stati membri dell’UE, inclusi quelli ritenuti tradizionalmente “Poveri” come Polonia e Romania.

Digitalizzazione dei documenti: perché un’azienda dovrebbe diventare paperless

I motivi per cui un’azienda dovrebbe diventare paperless e abbracciare la digitalizzazione sono innumerevoli, i principali:

• minori costi di stampa e di carta;
• risparmio energetico;
• riuso degli spazi di archiviazione;
• maggior velocità di gestione e precisione dei documenti;
• aumento della produttività degli impiegati;
• distribuzione più efficace delle informazioni;
• rapidità nei processi (con la firma digitale e i sigilli elettronici viene meno la necessità di recarsi in ufficio, dal cliente, in banca per siglare dei contratti)
• condivisione e consultazione dei documenti più rapida;
• maggiore sicurezza;
• sostenibilità sociale,
• maggior trasparenza;
• minore impatto sull’ambiente.

Tra i vantaggi della digitalizzazione anche la sostenibilità ambientale 

Meno pendolarismo, diminuzione delle emissioni di CO2, meno sprechi, aumento del lavoro a distanza. Sono solo alcune tra le conseguenze derivanti dalla pandemia COVID-19. Le aziende, trascinate da questa spinta, vogliono fare di più per aumentare la propria sostenibilità e una soluzione è la riduzione dei materiali attraverso la dematerializzazione e l’avvicinamento ai processi di digital transformation.

Se, infatti, il valore del paperless dal punto di vista ecologico è facilmente intuibile e traducibile in meno carta e meno uso di toner e stampanti, ugualmente lo è il valore dato dai processi di dematerializzazione e digitalizzazione. 

Le soluzioni ICT hanno il potenziale per ridurre la necessità di materiali fisici, offrendo prodotti e servizi digitali performanti e meno inquinanti, pensiamo ad esempio alle soluzioni di cloud computing. Questi servizi permettono, infatti, di ricevere, archiviare, analizzare e processare una grande mole di dati, ma con un impatto economico ridotto.

La digitalizzazione: un aiuto dalle aziende per le aziende

La digitalizzazione può essere applicata a qualsiasi processo e per farlo nel modo più efficiente ed efficace possibile è bene affidarsi ad un’azienda specializzata. Esistono, infatti, aziende che forniscono partnership, metodologie e strumenti utili per aiutare in questo processo.

Ne è un esempio QSA.net Srl, società che si occupa di trasformazione digitale e di gestione dell’innovazione dei processi organizzativi nelle aziende. La società, oltre ad offrire consulenza e formazione per le aziende interessate alla digital transformation, ha sviluppato una piattaforma cloud, chiamata Digitaliso che consente di digitalizzare i Sistemi di Gestione per la Qualità a norme ISO.